Handige checklist voor GDPR en uw personeelsbeleid

Vicky Buelens, is advocate bij KOBALT legal en gespecialiseerd in ondernemingsrecht en arbeidsrecht. Zij geeft regelmatig voordrachten en workshops over GDPR en het optimaal afstemmen jouw HR en businesscontracten op Office 365 en Business Central. Zij ontwikkelde het eerste Belgische ontslagplatform ontslagadvies.be en schreef verschillende handboeken over ontslag en social media op het werk.


Bedrijven waren vroeger al verplicht om hun werknemers te informeren over de verwerking van persoonlijke data maar sinds de invoering van de GDPR zijn de regels nog strenger geworden. Een werkgever moet nu de volgende info verstrekken:


· De ‘rechtsgrond’ van de verwerking

Dit is concreet de uitvoering van de arbeidsovereenkomst in combinatie met de wettelijke verplichtingen voornamelijk m.b.t. belastingen en sociale zekerheid


· De aard van de persoonsgegevens die worden verwerkt

Data zoals de naam, de familiale situatie, de burgerlijke staat, de geboortedatum, …


· De oorsprong van de gegevens

Normaal gezien heeft de werkgever deze gewoon van de werknemer zelf ontvangen


· Het doel van de verwerking

Vooral loonadministratie en voldoen van wettelijke verplichtingen (voornamelijk m.b.t. belastingen en sociale zekerheid), en ook personeelsadministratie in het algemeen


· Eventuele dienstverleners die persoonsgegevens ontvangen

Zoals een sociaal secretariaat, een boekhoudkantoor, een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk


· De gevolgen van het weigeren van het overdragen van de persoonsgegevens


· De verschillende rechten van de werknemer omtrent de persoonsgegevens (toegang, verbetering, …)


· Eventuele automatische besluitvorming bij de werkgever


· Het al dan niet verzenden van de persoonsgegevens naar buiten de Europese Unie

Zoals de locatie van de Cloud server


· De bewaartermijn van de persoonsgegevens


· De mogelijkheid tot het indienen van een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit


Deze informatie kan in een persoonlijke brief verstuurd worden naar de werknemers (best aangetekend om te kunnen bewijzen dat je de informatie verstrekt hebt) maar makkelijker is om je arbeidsreglement te laten aanpassen.


HumanITi en KOBALT legal helpen je snel en in mensentaal om in orde te zijn met je personeelsbeleid en de GDPR verplichtingen!

0 views

© 2019 by HumanITi 

BTW 0720 715 047